Surat Menyurat

Pengertian Surat dan Fungsi Surat

1. Pengertian Surat
   Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang disusun secara singkat dan sistematis. Kegiatan saling berkirim surat dari seseorang kepada orang lain atau dari organisasi kepada organisasi disebut surat-menyurat atau korespondensi. Para pelakunya disebut koresponden.

2. Fungsi surat
Sebagai alat komunikasi, tanda bukti tertulis, alat pengingat, pedoman untuk bertindaak, keterangan keamanan, duta/wakil organisasi, dan dokumentasi historis dari suatu kegiatan.

3. Syarat dan Ketentuan Penulisan Surat.
Ada beberapa syarat dan ketentuan dalam menulis surat yang baik dan benar. Syarat dan ketentuan tersebut adalah sebagai berikut:
Menetapkan lebih dahulu maksud surat yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan laporan atau hal lain. Tentunya disesuaikan dengan Jenis Surat yang kita ingin tulis.
Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
Merumuskan pokok pembicaraan satu persatu, runtun, logis dan teratur.
Menggunakan kalimat efektif.
Sederhana : bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit kata maupun kalimat. Menggunakan kata-kata yanb biasa dan lazim.
Ringkas : tegas dan mudah dipahami.
Jelas : tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak taksa, tidak menimbulkan salah paham.
Sopan : menggunakan kata-kata yang sopan atau halus dan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)
Menarik : membangkitkan perhatian, tidak membosankan. Bisa dengan variasi kalimat, gaya bahasa.
Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, apa lagi singkaan yang tidak biasa atau singkatan buatan sendiri.
Memperhatikan dan menguasai Format atau Bentuk Surat.
Memperhatikan dan menguasai penulisan Bagian-Bagian Surat.
Penulisan atau pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi.
Memperhatikan ukuran, jenis dan warna kertas.
Ukuran : Kwarto (21x29 cm)
Jenis : HVS untuk lembar asli, kertas tembus atau doorslag untuk tembusan.
Warna : Putih (hvs) untuk lembar asli; kuning (doorslag) untuk perbal; biru muda (doorslag) untuk tembusan intern; merah muda (hvs) untuk surat rahasia.
Isi surat ringkas, jelas, akurat dan eskplisit.
Menggunakan bahasa baku.

4. Bagian-bagian Surat
1. Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:
Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.

2. Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.
3. Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:
Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
M